Как сортировать письма по папкам в почте Gmail!

Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.

В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.

Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.

Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.

Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки —это ссылки на нужные письма.

Создание ярлыков (папок) в GMail

Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:



Может быть такое, что этой ссылки не видно, потому что она, как и некоторые папки, будет скрыта за кнопкой “Ещё”. Нажмите её и нужная ссылка появится.



В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.



Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.

Всё, ярлык создан. Пример:



Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail

Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам — это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.

Ручное распределение писем

Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.



То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.

Автоматическое распределение писем

Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.

Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:

  1. В списке писем отмечаем письма от определённых адресов отправителей. Письма, приходящие от этих адресов, всегда будем помещать в нужную папку.

  2. Затем нажимаем вверху “Ещё” и выбираем “Фильтровать похожие письма”.



  3. Откроется окно с условиями. В нашем случае будет сразу заполнено условие “От”, где будут указаны адреса отправителей тех писем, которые вы отметили. В моём примере два адреса, поскольку я отметил 2 письма от 2-х разных отправителей.

    Здесь можно более гибко настроить условия, например, указать также слово или фразу, которое должно содержаться в теме письма (условие “Тема"), чтобы фильтр не только смотрел, соответствует ли адрес отправителя какому-то из указанных в условии, но и проверял, есть ли в теме письма слова, которые вы указали во втором условии. А в строках “Содержит слова” и “Не содержит слов” можно указать, соответственно, слова, которые должны обязательно содержаться в письме или наоборот, которых в нём не должно быть, чтобы фильтр сработал.

    Есть и другие условия, например, наличие прикреплённого файла и его размера.

    Таким образом, настраивайте фильтр так, как вам нужно!

    Нажмите внизу “Создать фильтр в соответствии с этим запросом”.



  4. В следующем окне настраиваются уже непосредственно действия над письмами, которые будут соответствовать ранее заданным условиям.

    Например, если хотите, чтобы письмо отправлялось в нужную папку (под нужный ярлык), то отметьте пункт “Применить ярлык” и выберите нужный, созданный ранее ярлык.



    Но также можете задать ещё ряд действий для письма, если это требуется. Например, можете включить опцию “Пропустить входящие”. В этом случае письма не будут помещаться во входящие и будут отображаться только в том ярлыке, который вы указали, либо под ярлыком “Вся почта”. Также можете выбрать “Отметить как прочитанное”, чтобы данные письма автоматически становились прочитанными (не будут выделены жирным). Есть множество других действий. Выбирайте то, что вам требуется.

    Нажмите внизу “Создать фильтр” после завершения настройки действий.

Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.

Настройка и удаление созданных ярлыков

Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.

Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:



Через появившееся контекстное меню вы можете:



  • Изменить цвет ярлыка. Рядом с ярлыком будет отображаться квадратик, закрашенный в выбранный вами цвет.

  • Показывать ярлык или скрыть (в списке ярлыков и сообщений). Вы можете скрыть ярлык из общего списка ярлыков и сообщений, сделать так, чтобы он появлялся только тогда, когда есть непрочитанные сообщения в нём или включить его постоянное отображение (так задано изначально).

  • Изменить ярлык. Откроет окно (см.выше), в котором вы можете изменить название ярлыка и при необходимости расположить его под уже созданным ярлыком (сделать вложенный ярлык).

  • Добавить вложенный ярлык под выбранный. Выбрав этот пункт, вы сможете сразу создать вложенный ярлык под тем, который сейчас выбрали.

  • Удалить.

Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.

Заключение

Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.

А вы уже пользуетесь ярлыками, удобны ли они для вас или считаете это бесполезной опцией в Gmail? Как вы сортируете большой поток писем на своей почте в Gmail? :)

Понравилась статья? Поделись!

13 комментариев

  • Аватар комментатора чсвммссмсмч чсвммссмсмч
    Gmail - отстойная почта.. что за ЯРЛЫКИ вместо папок - УЖАС!!! Мне надо, чтобы письма с определенными условиями перекладывались в другую папку.. нафига наворотили с этими ярлыками.. ну ладно переименовали.. но мне надо, чтобы в папке Входящие они не мешали.. - где там команда "снять ярлык ВХОДЯЩИЕ"?
    Бред.. никогда не пользуйтесь почтой в гугле.. я зол.
    Ответить
    1. Аватар комментатора Владимир Белев Владимир Белев

      Папки на Gmail есть, ярлыки тоже есть. Gmail - на сегодняшний день самая эффективная почта, как минимум по надёжности, доставлемости писем, в отличие от тех же mail.ru, yandex.ru. Достаточно лишь чуточку разобраться в ней.

      Чтобы письмо убрать из входящих, достаточно его заархивировать, нажав соответствующую кнопку на панели вверху (значок архива). Тогда письмо не будет удалено с почты, но не будет отображаться во входящих и его можно будет увидеть в папке "Вся почта" или по поиску.

      Ответить
      1. Аватар комментатора ElDima ElDima
        Владимир Белев, я с Вами не соглашусь, что "Gmail - самая эффективная почта, как минимум по надёжности, доставлемости писем, в отличие от тех же mail.ru, yandex.ru".
        Яндекс в отличие от Gmail мусор, спам не пропускает.
        Правила (фильтры) по письмам в Яндексе и Майле можно расставить как удобно, независимо когда это правило было создано, т.е. я могу их передвигать выше или ниже как расположены папки в почте.
        Gmail ещё до это не дорос...
        Ответить
        1. Аватар комментатора Владимир Белев Владимир Белев

          Если почитать побольше сведений о Gmail и сравнений, рейтингов почт, то многие вопросы отпадают, хотя бы по степени защищенности почты (помню как Яндекс взламывали и огромное количество пользователей лишились своих данных на яндекс.диске, который конечно же связан с почтой, с мэйлом были аналогичные проблемы). А что касается папок, Gmail умеет все, нужно лишь настроить и понять как все устроено именно в нём.

          Ответить
  • Аватар комментатора warc warc
    вот ведь незадача, никак не могу найти, где скрыть сообщения, что бы не отображались в ярлыке вся почта.... В почте майл.ру - есть создать папку, поставить пароль на паку, и создать фильтр, тогда нужные сообщения (например банковские) сразу будут прыгать в запароленную папку (очень удобно, когда доступ к компу имеет кто-то еще). А тут вот пока не нашел, - есть такая штучка?
    Ответить
    1. Аватар комментатора Владимир Белев Владимир Белев
      warc, в gmail также всё просто. Дело в том, что "Вся почта" предназначена для хранения всех сообщений, присвоенных разным ярлыкам, в том числе и заархивированым (кроме удалённых в корзину и спама). А так для просмотра используйте папку "Входящие". Если хотите смотреть конкретные письма, присвоенные ярлыкам, то кликайте по соответствующему ярлыку. Если не так понял вас, то уточните пожалуйста вопрос...
      Ответить
      1. Аватар комментатора Сергей Сергей
        Владимир Белев, вопрос в том, что хотелось бы не видеть отсортированные письма во входящих. Например, поместил я важную рассылку в папку "Важная рассылка". Открываю входящие, а там у меня 100500 писем от важной рассылки вперемежку с несортированными. А я хотел бы там видеть только несортированные письма.
        Ответить
        1. Аватар комментатора Владимир Белев Владимир Белев

          Сергей, вам нужно в таком случае либо перемещать нужное письмо в папке (а не присваивать ярлык): http://prntscr.com/pd0f50, либо присвоить ярлык и нажать архивацию. В случае архивации письмо пропадает из папки "Входящие", но никуда не удаляется. Оно будет доступно из раздела "Вся почта", а также в нужном ярлыке, который вы этому письму присвоили.

          Ответить
  • Аватар комментатора Александр Александр
    Как их отправлять сразу в нужную папку, помимо входящией папки
    Ответить
  • Аватар комментатора Александр Александр
    У меня как раз очень много писем на собиралось. Надо бы их по категориям разложить.
    Ответить
  • Аватар комментатора Евгения Евгения
    Как создавать - понятно....А вот как удалить неактуальные уже папки? Хотелось бы почистить почту....
    Ответить
    1. Аватар комментатора Владимир Белев Владимир Белев
      Здравствуйте! Добавил информацию по вашему вопросу в статью. Если ещё актуально, то смотрите раздел "Настройка и удаление созданных ярлыков" в данной статье.
      Ответить
  • Аватар комментатора Владислав Владислав
    Привет. Подскажите, возможна ли автоотправка под определенный ярлык от ВСЕХ адресатов с определенного домена, что-то вроде ...@blabla.com
    Ответить

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение