Как преобразовать документ Word в PDF с защитой от копирования и редактирования!

Возможно, у вас когда-то возникала необходимость создать свой PDF документ с какой-либо информацией, откуда ничего нельзя было бы скопировать?

В данной статье я расскажу вам, как можно при помощи простой бесплатной программы создать файл PDF из документа Word и включить защиту от выполнения различных действий, например: копирование любой информации из документа, внесение изменений в документ, возможность печати документа, редактирование и добавление комментариев.

На всякий случай, для новичков сразу поясню. PDF – это универсальный формат, предназначенный для наиболее удобного отображения текстовой и графической информации. Например, в PDF очень удобно читать электронные книги, причем даже на смартфонах и планшетах.

У меня необходимость в создании PDF документа возникала уже несколько раз. Когда я преподавал в техникуме, необходимо было делать для студентов хорошие практические задания («методички», как мы их называли) для обучения программированию. И в таком случае лучше всего если студент не сможет просто брать и копировать целые примеры программного кода, а будет набирать его вручную. В таком случае приходит лучшее понимание материала, а не просто бездумное копирование. И тогда стали преобразовывать документы из Word в формат PDF с защитой.

Также необходимо было создавать книгу для последующей её раздачи в интернете, которую я также защищал от копирования, редактирования.

Вы, наверное, скажите: «Да, а какой смысл то? Кому надо, тот найдёт способ сломать защиту и всёё!». В том то и дело, что будут так делать только те, кому это действительно очень хочется сделать, а большая часть будет работать с документом в том виде, в котором его получили…

Создать PDF документ с защитой от копирования позволяют множество различных программ, как платных, так и бесплатных. Я даже встречал онлайн сервисы, где можно преобразовать готовый документ Word в PDF. Но такие сайты не позволяют защитить документ так, как хотелось бы. Как правило, они не предоставляют такой возможности вообще. Программ я тоже перепробовал несколько и во многих нельзя было гибко настроить защиту, либо функция защиты вовсе отсутствовала.

Я остановился на программе PDF24 Creator, которая меня полностью устроила своим функционалом и при этом является бесплатной! Именно на примере этой программы в связке с MicrosoftWord я хочу вам показать, как можно создать и защитить PDF документ!

Программа очень проста, интуитивно понятна и вы сможете защитить документ вообще без проблем за минут 5 :)

Начинаем с установки…

Установка программы для создания и защиты PDF документов – PDF24 Creator.

Для загрузки программы переходим по ссылке:

ru.pdf24.org

На открывшейся странице выбираем вариант для частного использования, нажав «PDF24 Creator–Частный»:

Начнётся скачивание установочного файла программы. Файл имеет размер около 16 Мб, поэтому загрузится быстро. Запускаем его и начинаем установку:

Установка до боли проста, но вкратце её рассмотрим.

Нажимаем «Далее» в первом окне:

В следующем окне принимаем лицензионное соглашение, отметив соответствующий пункт и нажимаем «Далее»:

Далее нам нужно указать папку на компьютере для установки программы. Но я рекомендую ничего не менять и оставить всё по умолчанию. Нажимаем «Далее»:

Теперь нам дают возможность поменять папку в меню «Пуск», где будут храниться ярлыки для запуска программы. Название PDF24, заданное по умолчанию итак понятно на мой взгляд, поэтому можно ничего не менять. Снова нажимаем «Далее»:

Теперь нажимаем «Установить» и запустится процесс копирования файлов в папку установки:

И, наконец, в последнем окне нажимаем «Завершить»:

Всё, установка программы полностью выполнена и можно приступать к работе!

Создаём PDF из Word и включаем защиту от копирования и редактирования информации!

После установки программы на рабочем столе появится 2 ярлыка: PDF24 Creator и PDF24 Fax:

Ярлык «PDF24 Fax» нам не нужен, он служит для отправки факса, поэтому его можете сразу удалить, чтобы не мешался. А вторым ярлыком («PDF24 Creator»), как раз будем запускать программу.

При запуске программы, увидим вот такое окно:

Предположим, у нас имеется уже готовый документ Word, который нам нужно преобразовать в удобный для чтения формат PDF и запретить возможность изменять и копировать информацию.

В первую очередь, нам нужно открыть в программе наш готовый документ Word и сделать это можно 3 способами: просто перетащить его в правую (выделил жёлтым ни скриншоте ниже) часть экрана; в окне проводника по центру программы (выделил синим) и через меню «Файл» >«Открыть» (выделил красным):

Быстрее всего, конечно, взять и перетащить нужный файл Word в правую часть окна.

Через несколько секунд документ загрузится в программу и отобразится в правой части окна:

Если документ будет очень большим (например, страниц 100 и более), то подгружаться он может около минуты или более.

Теперь, для преобразования документа в формат PDF, нажимаем кнопку с изображением одной дискеты:

Похожая кнопка справа (значок двух дискет) преобразует сразу все документы, которые вы перенесли в программу.

Появится окно с настройками создаваемого PDF файла:

Для реализации наших целей достаточно задать параметры всего в нескольих разделах.

Начнём с раздела «Главные».

Здесь очень важно задать общее качество создаваемого PDF документа. Чем ниже качество, тем меньше будет в итоге размер файла. Но я считаю, что из-за лишней пары десятков мегабайт нельзя никак экономить на качестве документа! Читать должно быть всегда максимально приятно! Ну а выбор уже, конечно, за вами :) Для себя ставлю всегда наилучшее качество.

Также в этом же разделе лучше поменять стандарт PDF на значение «PDF1.5». Тогда ваш документ будет поддерживаться всеми версиями программы для чтения – AcrobatReader. Другие, более поздние форматы, которые предлагает PDF24Creator, почему-то не создаются. Возможно, проблема встречается не на всех операционных системах и поправится в будущем.

Следующий раздел – «Инфо». Эти настройки могут вам пригодиться. Здесь мы можем задать автора документа, его заголовок, ключевые слова. Все эти данные будут защиты в создаваемый файл без возможности их кем-либо отредактировать.

Но для того чтобы эти данные было видно в файле, не забудьте включить пункт «Список источников».

Раздел «Безопасность». Вот мы и добрались до самого важного для нас раздела. Именно здесь настраивается защита документа.

Для того, чтобы включить защиту, в первую очередь нужно отметить пункт «Использовать безоп. настройки».

Далее придумываем и вводим пароль в поле «Пароль для шифрования». Этот пароль служит для разблокировки PDFдокумента, если возникнет необходимость.

Тип шифрования программа предлагает только один.

Далее настраиваются конкретные права для тех, кто получит ваш PDF документ. Вам нужно снять галочки с тех действий, которые пользователю, имеющему доступ к вашему документу, запрещено будет делать. Например, в своём примере (см. изображение выше), я разрешил только печать документа.

И последняя функция в этом разделе, которая для кого-то может быть полезной – «Требовать пароль для открытия». Если вы включите эту функцию, то для того чтобы прочесть содержимое документа, необходимо будет ввести пароль, который вы указали.

Раздел «Водяные знаки». Здесь вы можете включить отображение текстового водяного знака в создаваемом документе.

Текст, указанный вами будет расположен под текстом, либо над текстом (в зависимости от того, что вы выберите в строке «Mode») в одной из восьми частей каждой страницы (пункт «Расположение»):

Обратите внимание, что сам текст может быть написан только латинскими буквами. Кириллические символы будут в итоге отображены в виде иероглифов!

Также в этом же разделе можно настроить шрифт, цвет, угол наклона и отступ водяного знака.

На этом основные настройки мы рассмотрели, и пришло время сохранить документ в формате PDF. Для этого в самом низу окна настроек нажимаем кнопку «Продолжить»:

Откроется окно проводника Windows, где вам нужно выбрать папку для сохранения документа. Также укажите имя сохраняемого документа, после чего нажмите «Сохранить»:

Через несколько секунд файл будет сохранён и можно проверять результат!

Проверка созданного документа PDF.

Находим наш созданный документ на компьютере и открываем его:

Новичкам следует знать, что для открытия файлов в формате PDF нужно иметь на компьютере одну из специальных программ. Например, вы не откроете PDF файл так как нужно через обычный Word, блокнот и другие редакторы. Лучшим бесплатным просмотрщиком документов PDF является известная программа Adobe Acrobat Reader. Она бесплатная и скачать её можно с официального сайта вот здесь.

Открыв документ, пролистайте его, посмотрите, всё ли отображается так, как хотелось бы:

Попробуйте выделить текст и изображения, после чего попытайтесь их скопировать клавишами Ctrl + C. Если вы всё настроили верно, то ничего скопировать не удастся, а при щелчке правой кнопкой мыши по содержимому, вообще не будет пункта «Копировать». Значит, всё в порядке :)

Также вы можете открыть свойства документа и проверить информацию об авторстве, если вы внесли её в настройках. Для этого открываем «Файл» и пункт «Свойства»:

На первой же вкладке увидите все данные автора, которые внесли в настройках:

Если всё везде в порядке, то отлично, вы создали документ, защищённый от копирования и редактирования!

Что делать, если в созданном PDF документе ссылки стали некликабельными?

Бывает такое, что в созданном PDF документе становятся некликабельными ссылки и навигация, т.е. – содержание документа. Я с такой проблемой сталкивался, но её очень просто решить и вот что нужно сделать.

Для решения проблемы нам для начала понадобится сам MicrosoftWord последних версий (я использую 2013-й). Наша задача – сделать экспорт в PDF формат прямо из Word, а потом уже доделать все, что нужно через PDF24 Creator.

А вы спросите: «А чего же тогда нельзя сразу через Word и защитить заодно PDF файл, раз можно в него преобразовать?». Дело в том, что Wordне позволяет выполнить настройку защиты PDF документа, поэтому и прибегаем к помощи сторонних программ :)

Вот что конкретно нужно сделать (показываю на примере Word 2013):

• Открыть документ в Word, который нужно преобразовать в PDF;

• Открываем меню «Файл»:

  
  
  

• Открываем вкладку «Экспорт»:

  
  
  

• Откроется окно экспорта, где нажимаем кнопку «Создать PDF/XPS»:

  
  
  

• Откроется окно проводника Windows, где выбираем папку для сохранения PDF файла, но перед тем как сохранять, нажимаем кнопку «Параметры» чтобы проверить настройки:

  
  
  

  Проверьте, чтобы всё было настроено так, как на изображении ниже:

  
  
  

  Подобные настройки оптимальны и с ними у вас в документе будет нормальная рабочая навигация, а также кликабельны любые ссылки. Подтверждаем настройки, нажав «ОК».

• Ну и теперь нажимаем о окне проводника Windows кнопку «Опубликовать»:

  
  
  

• Теперь экспортированный через Word в формат PDF документ необходимо открыть в программе PDF24 Creator:

  
  
  

• Настройте PDF формат так, как я показывал выше, включив нужную вам защиту и другие параметры, после чего, сохраните его снова!

Готово! После этих манипуляций, если в документе не работали ссылки и оглавление, всё теперь будет работать! Не забудьте снова проверить созданный документ :)

На этом всё. Надеюсь данная информация кому-то пойдёт на пользу :)
Всего Вам хорошего, отличного настроения! До связи ;)